Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit

Kennziffer: 099/2024

Forschungsgruppe: Zellbiologie
Einstellungszeitpunkt: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Befristung: Zunächst befristet fürzwei Jahre
Probezeit: 6 Wochen
Vergütung: E 8 TVöD Bund
Bewerbungsfrist: 04.08.2024

Das HZI, Abteilung Zellbiologie, sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz in Teilzeit.

Das Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung mit Sitz in Braunschweig, betreibt als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft Spitzenforschung auf dem Gebiet der Infektionskrankheiten. Unsere Wissenschaftler_innen entwickeln neuartige Methoden und Strategien, um Infektionskrankheiten immer schneller und wirksamer bekämpfen zu können. Unser gemeinsames Ziel sind neuartige Ansätze zu Prävention, Diagnose und Therapie von Infektionskrankheiten. Im Zentrum unserer Forschung bakterielle und virale Krankheitserreger, ihr Wechselspiel mit dem Immunsystem des Menschen und neue wirksame Wirkstoffe und Vakzine.

Die Abteilung Zellbiologie besteht aus 4 Arbeitsgruppen mit insgesamt ca. 25 Personen. Wir sind ein internationales Institut und untersuchen die Interaktion von Zellen mit Viren und Bakterien und verwenden dabei hauptsächlich mikroskopische, biochemische und genetische Verfahren.

Aufgaben

Sie unterstützen die Abteilung durch vielfältige Sekretariatsarbeiten und verantwortungsvolle administrative Tätigkeiten in folgenden Bereichen:

Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungstätigkeiten wie Terminmanagement und Postabwicklung
Betreuung von Beschäftigungsvorgängen für akademische Mitarbeiter_innen, Stipendiat_innen und studentischen Hilfskräfte
Verwaltung von Finanzmitteln der Arbeitsgruppe, Erstellung von Finanzübersichten
Administrative Unterstützung bei nationalen und internationalen Drittmittelprojekten
Planung und Organisation von dienstlichen Reisen im In- und Ausland der Abteilungsmitglieder
Organisation von An-/Abreise und Aufenthalt von internationalen Gastwissenschaftler_innen
Organisation von Einzelvorträgen und Konferenzen
Unterstützung bei der Erstellung von Vorlagen für Evaluationen und Vorbereitung von Gutachten
Erstellung von Protokollen, Führung fremdsprachlicher Korrespondenz einschließlich Übersetzungstätigkeiten

Voraussetzungen

Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, Verwaltungsbereich oder vergleichbare Ausbildung mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen
Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in englischer und deutscher Sprache (schriftlich und mündlich)
Erfahrungen in interkultureller Kommunikation
Kenntnisse im Veranstaltungsmanagement
Sicherer Umgang mit Kommunikationsmitteln (auch virtuell)
Sehr gute Kenntnisse in MS Office und SAP-Kenntnisse
Umfassende Erfahrung im Bereich Büromanagement
Selbstständige und gut organisierte IT-basierte Arbeitsweise
Sichere und verantwortungsvolle Arbeitsweise
Freude an einer serviceorientierten Aufgabe

Vorteilhaft für diese Stelle:

Erste Erfahrungen mit der Arbeit von Institutionen im internationalen Kontext
Erste Erfahrungen mit der Arbeit von Institutionen im universitären oder wissenschaftlichen Umfeld
Interesse an Digitalisierung in der Administration

Arbeitszeit

19,5 Stunden pro Woche

Wir bieten Ihnen:

Eine attraktive und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsorientierten Forschungsinstitut mit einem internationalen Umfeld am Science Campus Süd in Braunschweig
Eine hochmoderne Infrastruktur und modernste Technologien
Flexible Arbeitszeitgestaltung, Teilzeitmodelle sowie Homeoffice-Angebote
Eine Unternehmenskultur der Wertschätzung und Förderung der Chancengleichheit
Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Entwicklung fachlicher Kenntnisse und persönlicher Fähigkeiten
Ein Familienbüro und einen externen Dienstleister zur Unterstützung von Familie und Beruf sowie Angebote der Kinderbetreuung
Interessante Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
Möglichkeit Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket

Bei gleicher fachlicher Eignung erhalten Schwerbehinderte den Vorzug. Um Ihre Rechte zu wahren, bitten wir Sie, uns einen deutlich erkennbaren Hinweis auf das Vorliegen einer Schwerbehinderung in Ihrem Anschreiben oder Lebenslauf zu geben.

Das HZI engagiert sich aktiv für Gleichstellung, Vielfalt und Integration. Aus diesem Grund verfolgt das HZI das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Die Stelle ist teilzeitgeeignet.

So bewerben Sie sich:

Bitte bestätigen Sie uns zusammen mit der Zusendung Ihrer Bewerbungsunterlagen die Kenntnisnahme unserer Datenschutzerklärung und Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Bitte nutzen Sie dafür den Textbaustein in unserer Datenschutzerklärung. Ohne diese Erklärungen können wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen bzw. weiterbearbeiten und werden bereits eingegangene Bewerbungsunterlagen nach Ablauf der Bewerbungsfrist unverzüglich löschen.

Bitte fügen Sie Ihren Bewerbungsunterlagen ein Anschreiben, einen Lebenslauf, (Arbeits-) Zeugnisse, Zertifikate und (wenn vorhanden) Arbeitsproben oder Referenzprojekte bei. Bitte verzichten Sie auf die Einsendung eines Fotos.

Bitte senden Sie ihre Unterlagen unter Angabe der Kennziffer 099/2024 an das Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH, Personalabteilung, Inhoffenstr. 7, 38124 Braunschweig oder per E-Mail. Bei Zusendung Ihrer Bewerbung in elektronischer Form bitten wir um Zusammenfassung in einem (1) PDF-Dokument.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!